Obligation de rendre compte en matière de gestion financière
Avant-propos
Les mesures en vue d'un renouveau liées à Fonction publique 2000 et celles découlant de l'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels (APRM) confèrent des pouvoirs accrus aux administrateurs généraux en ce qui a trait à la mise en oeuvre des programmes. Ces pouvoirs vont de pair avec la responsabilité pour les administrateurs de rendre compte de la façon dont ils utilisent les ressources mises à leur disposition. Pouvoirs et responsabilité représentent les deux faces d'une même médaille.
Bien que la gestion financière ne soit qu'un élément de la fonction générale qu'on appelle la gestion, elle est particulièrement importante dans le milieu gouvernemental, compte tenu des attentes des contribuables.
La gestion financière n'est pas un domaine réservé aux seuls agents financiers supérieurs et à leurs subalternes. C'est l'affaire de tous. Toute personne dont le travail consiste à fournir des services gouvernementaux a une responsabilité de gestion financière et une obligation de rendre compte à ce chapitre.
La présente brochure n'est pas un manuel d'instructions: on peut trouver ailleurs des renseignements détaillés au sujet des saines pratiques de gestion financière. Elle expose plutôt quelques notions et principes qui peuvent aider les gestionnaires de la fonction publique à déterminer si, dans les faits, ils s'acquittent le mieux possible de leurs responsabilités accrues dans ce domaine. Les suggestions que contiennent les pages qui suivent devraient aussi préparer les administrateurs généraux et leurs gestionnaires à rendre compte, en toute confiance, aux personnes concernées - qu'il s'agisse de leur ministre, d'un comité parlementaire, de leurs clients ou d'un organisme central.
J.A. Macdonald
Contrôleur général du Canada
La responsabilité des administrateurs généraux en matière de gestion financière
Bien qu'étant ultimement responsables de tout ce qui se passe dans leurs organisations, les administrateurs généraux doivent, bien sûr, déléguer une bonne part de leurs pouvoirs à d'autres personnes qui, à leur tour doivent compter sur leurs subalternes, et ainsi de suite. Chaque maillon de cette chaîne doit être en mesure de s'assurer que les choses vont comme il se doit à l'intérieur des programmes ou services relevant de sa responsabilité.
Les responsabilités des administrateurs généraux en matière de gestion financière peuvent être énoncées d'une façon assez simple. Les administrateurs généraux doivent avoir l'assurance:
- que leurs gestionnaires livrent les programmes tout en s'efforçant de tirer le meilleur parti possible des ressources mises à leur disposition;
- que leurs gestionnaires prennent des décisions à la lumière de renseignements, d'analyses et de conseils financiers opportuns, pertinents et sûrs;
- qu'il existe des mécanismes de contrôle efficaces, adaptés au contexte gouvernemental, permettant de protéger les éléments d'actif et d'assurer la probité;
- que leurs gestionnaires saisissent toute la portée de leurs responsabilités en matière de gestion financière et en rendent compte de façon appropriée; et
- que l'organisation, les systèmes et les procédés de gestion financière du ministère ou de l'organisme permettent de répondre aux besoins actuels.
Les administrateurs généraux devraient s'attendre à ce que leurs gestionnaires supérieurs leur donnent l'assurance que ces cinq conditions sont remplies. Afin de s'acquitter en toute confiance de leurs responsabilités de rendre compte auprès d'autres organisations, les administrateurs généraux et leurs gestionnaires pourraient exiger des preuves que ces conditions sont remplies ou qu'une tierce personne procède à un examen. Dans l'impossibilité de garantir certains éléments, un énoncé des mesures prises pour améliorer la situation pourrait être demandé.
En obtenant cette assurance, les administrateurs généraux se seront acquittés de leur responsabilité première au chapitre de la gestion financière et seront en mesure d'en répondre.
Les fondements de l'obligation de rendre compte
Tous les gestionnaires du gouvernement du Canada sont des fiduciaires des ressources publiques. Dans la prestation des programmes et des services fédéraux, les gestionnaires ont la responsabilité de faire preuve de probité (agir comme il se doit), de prudence (par une gestion attentive et responsable des ressources) et d'un souci d'efficacité, d'efficience et d'économie (en optimisant les ressources). La gestion financière est un élément intrinsèque de toute gestion, et non un sujet réservé à quelques spécialistes, même si les spécialistes des questions financières ont un rôle important à jouer.
Les mesures d'application générale qui ont été introduites récemment visent à confier des responsabilités et des pouvoirs accrus aux gestionnaires dans le but de mettre de l'avant un style de gestion plus souple et davantage axé sur la confiance. À quelques exceptions près, les ministères et organismes n'ont plus besoin de l'approbation du Conseil du Trésor à l'égard des questions de gestion financière. Des pouvoirs plus importants sont maintenant dévolus aux administrateurs généraux qui, en retour, devront démontrer s'être pleinement acquittés de leurs responsabilités.
On prévoit que ce style de gestion plus ouvert s'étendra à la structure entière du gouvernement du Canada, et que les administrateurs généraux donneront à leur tour des pouvoirs accrus à leurs gestionnaires, tout particulièrement au niveau des décisions qui touchent le service au public. La technologie moderne nous facilite la tâche: une partie importante des renseignements nécessaires à toute prise de décision et à tout mécanisme de contrôle, qui n'existait jadis qu'à l'administration centrale ou dans un organisme central, est maintenant à la disposition des gestionnaires de première ligne. Par contre, tout comme les administrateurs généraux, les gestionnaires devront répondre de leur rendement au chapitre de la gestion financière. Ce n'est qu'alors que les gestionnaires supérieurs seront en mesure de s'acquitter de leurs propres responsabilités de rendre compte.
En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la politique gouvernementale, les administrateurs généraux sont responsables de la gestion financière dans leurs ministères et organismes. Il est donc indispensable que les administrateurs soient informés de toute faiblesse des systèmes en place. Si les mécanismes comportent des lacunes, ou si les services de soutien financiers sont inadéquats, les administrateurs doivent le savoir, de même qu'être au fait de toute mesure corrective pertinente.
Cela signifie que plus que jamais, les gestionnaires doivent avoir une idée claire et précise de leurs responsabilités au niveau de la gestion financière et être en mesure de répondre de leur rendement à cet égard.
Cela signifie également que des analyses régulières et systématiques des pratiques de gestion financière ainsi que des systèmes et des services appuyant ces pratiques devraient faire partie intégrante des activités courantes de contrôle de la gestion. Le cadre proposé ci-après permettra aux gestionnaires de s'acquitter de ces responsabilités.
Les responsabilités en matière de gestion financière
Tout en respectant la politique générale de l'administration, chaque ministère et organisme doit déterminer lui-même quels modes d'organisation et procédés particuliers conviennent le mieux à ses propres fins de gestion financière. Les responsabilités devraient être réparties en conséquence et pourront varier d'un organisme à l'autre. L'objectif général consiste ici à faire en sorte que les cinq conditions mentionnées plus haut soient réalisées.
Il revient à l'agent financier supérieur de mettre au point le mode d'organisation et les procédés de gestion financière appropriés au ministère ou à l'organisme. Bien que les agents financiers supérieurs puissent obtenir du Bureau du contrôleur général (BCG) des conseils et du soutien dans ce domaine, il n'incombe pas au BCG de dicter comment cette charge doit être exécutée. Cependant, en espérant que ce sera utile, le Bureau propose le cadre de responsabilité suivant que les agents financiers supérieurs peuvent recommander à leur ministère ou organisme.
On pourra considérer que les administrateurs généraux s'acquittent de leur cinq grandes responsabilités lorsque leurs gestionnaires répondent aux attentes contenues dans le cadre de responsabilité. En fait, il s'agit d'une description détaillée des points sur lesquels les administrateurs généraux devront recevoir une attestation.
Le cadre de responsabilité en matière de gestion financière
On peut utiliser les attentes générales suivantes pour évaluer la pertinence et la performance des services de gestion financière et de soutien:
Gestion
- Chaque décision en matière d'exécution d'un programme et de grands projets est prise en tenant compte des considérations de gestion financière.
- Tous les plans à long et à court terme et toutes les initiatives proposées comprennent une analyse appropriée des implications financières.
- Tous les plans et toutes les initiatives proposées font l'objet d'un examen objectif de leur financement et de leur conséquences sur le plan de la gestion financière.
- L'actif, le passif, les recettes et les dépenses sont gérés en vue d'optimiser les mouvements de trésorerie et de minimiser les frais d'immobilisations.
Information et conseils
- Les gestionnaires de tous les niveaux profitent de conseils fiables et fournis en temps opportun pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion financière.
- Des rapports de gestion financière pertinents et fiables viennent appuyer les besoins des gestionnaires en matière de prise de décisions, d'obligation de rendre compte et de contrôles.
- Les gestionnaires disposent d'une information ponctuelle, précise et cohérente pour les besoins de la gestion financière.
- L'information financière fait partie intégrante des systèmes d'information de gestion des programmes.
- On répond de la façon demandée aux besoins d'information du Parlement et des organismes centraux.
Contrôle
- On respecte toutes les lois, tous les règlements ainsi que tous les décrets et arrêtés qui s'appliquent à la gestion financière et l'on observe les limites de dépenses.
- Il existe un système adéquat de contrôle interne de l'actif, du passif, des recettes et des dépenses; ce système tient compte de l'importance, de la vulnérabilité et du risque.
- Des dossiers comptables fiables et complets répondant aux exigences du ministère et de l'ensemble de l'administration fédérale viennent appuyer la structure des programmes de l'organisation.
Obligation de rendre compte
- Les gestionnaires de tous les niveaux sont conscients de leurs responsabilités en matière de gestion financière et ont la formation et les ressources pour s'en acquitter.
- L'organisation dispose de mécanismes pertinents et fiables pour la surveillance et l'évaluation du rendement de la gestion financière.
- On accorde l'attention nécessaire aux vérifications, aux examens, aux études et aux autres moyens de contrôler et d'évaluer le rendement en matière de gestion financière.
Organisation et procédés
- Des services et des systèmes rentables et fiables existent à tous les niveaux de l'organisation, à l'appui des principes d'une saine gestion financière.
- La responsabilité de l'organisation, des systèmes et des procédés de gestion financière est clairement déléguée et communiquée dans toute l'organisation.
Rendre compte de la gestion financière
La clé de l'évaluation de la fonction de gestion financière consiste à se doter d'une série exhaustive d'objectifs et d'attentes. Le cadre précédemment décrit permet de fournir à l'administrateur général des garanties de la pertinence et du bon fonctionnement des méthodes, systèmes et services de gestion financière.
La démarche adoptée pour recueillir l'information et fournir des garanties au sujet des attentes qui sont incluses dans le cadre de responsabilité devrait comporter les caractéristiques suivantes:
Accent sur le ministère - exécutée par le ministère et visant les méthodes, systèmes et services de gestion financière du ministère.
Utilité pour l'administrateur général - les déclarations de fiabilité et les rapports attestant de la pertinence des mesures correctives prises devraient être à un niveau de détail qui est significatif pour l'administrateur général et les membres de la haute direction.
Confiance et compréhension - fondée dans une bonne mesure sur l'auto-évaluation, conformément à l'obligation accrue de rendre compte.
Cadre commun - l'utilisation du cadre de responsabilité de gestion financière, qui établit une série commune d'objectifs et d'attentes, assure une uniformité à l'échelle de tous les ministères et organismes.
Adaptation aux besoins uniques de chacun - l'application du cadre et les attentes précises au chapitre des responsabilités devraient être adaptées aux besoins uniques de l'organisation, c'est-à-dire à la nature de ses programmes et aux priorités, besoins et préférences des gestionnaires.
Simplicité - autant que possible, les déclarations de fiabilité et les données sous-jacentes devraient être tirées de systèmes et de sources d'information existants, utilisant des technologies d'information modernes.
Conclusion
Pour que des projets comme Fonction publique 2000 portent fruit, les gestionnaires devront trouver des moyens de démontrer qu'on a raison de leur faire davantage confiance. Il appartient à chaque organisation de déterminer comment elle fera cette preuve, à l'intérieur des possibilités et des contraintes de son environnement et de ses objectifs, responsabilités et capacités.
Le présent guide propose aux gestionnaires une façon de démontrer leur responsabilité dans le domaine de la gestion financière. Nous reconnaissons qu'il ne s'agit là que d'un aspect des responsabilités des gestionnaires, mais c'est un aspect des plus importants.
La démarche proposée, consiste à demander aux gestionnaires de présenter des énoncés (parfois appelés déclarations de la direction) indiquant quelle est la situation dans leur secteur de responsabilités. Par exemple, l'administrateur général qui déclare que les cinq conditions mentionnées plus haut ont été respectées fait une déclaration de gestion à l'égard de la gestion financière. Pour rendre ces déclarations plus sûres, il faudrait qu'elles soient fondées sur des systèmes d'information et de contrôle éprouvés, des vérifications internes, des sondages, des évaluations de programmes, des études spéciales, et ainsi de suite.
Il est fort possible que le recours aux déclarations de la direction pour démontrer le respect des responsabilités devienne une pratique généralement reconnue. C'est une méthode qui, à notre avis, offre d'énormes possibilités; nous espérons qu'elle sera envisagée sérieusement.
Nous reconnaissons que certaines organisations choisiront des démarches différentes et tout aussi efficaces. Quelle que soit l'option retenue par les administrateurs généraux, ceux-ci devraient évaluer attentivement les besoins de leur organisation afin de déterminer la meilleure façon de tirer avantage des possibilités que les récentes initiatives du gouvernement offrent.
Le Bureau du contrôleur général offre aide et conseils à cet
égard. Appelez-nous. Nous vous invitons à nous faire part de vos
questions et de vos commentaires.
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