ARCHIVÉ - Circulaire du Conseil du Trésor 1995-3

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Circulaire n^o : 1995-3

Date : le 13 juillet 1995

Aux : Administrateurs généraux des ministères et chefs des organismes

Objet : Réduction des frais généraux et des formalités administratives liés aux présentations au Conseil du Trésor

Sommaire

La présente circulaire expose des initiatives nouvelles en vue d'améliorer la gestion et la reddition des comptes, grâce à une réduction des frais généraux et des formalités administratives dans les ministères. Ces initiatives comprennent une réduction des présentations techniques et d'importance secondaire au Conseil du Trésor.

Contexte

Les changements annoncés ici reflètent l'engagement continu du Conseil du trésor et de son Secrétariat à réduire les frais généraux et les formalités administratives. Le Secrétariat du Conseil du Trésor poursuit ses démarches d'élimination des contrôles superflus afin de rendre ses politiques plus rentables. Il est conscient des économies et de l'amélioration des services qui peuvent découler d'une gestion ministérielle plus souple. Les modifications présentes seront suivies par d'autres mesures de souplesse qui s'inscrivent dans le cadre de l'examen des politiques du Conseil.

Application

Les décisions s'appliquent à tous les ministères énumérés aux alinéas a), b) et d) de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Commission de la capitale nationale, selon les paragraphes 2 iii) et iv) de l'annexe à la présente circulaire.

Mise en oeuvre

Ces changements sont entrés en vigueur le 8 juin 1995.

Détails

Les détails sont annexés à la présente circulaire.

Manuel du Conseil du Trésor

Ces changements et les nouvelles autorisations seront incorporées dans le volume approprié du Manuel du Conseil du Trésor.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements ou des éclaircissements sur les sujets mentionnés ici, veuillez vous adresser aux services suivants du Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Groupe de la gestion des marchés, Direction de la gestion des finances et de l'information (DGFI), pour les politiques et règlements concernant l'impartition et la passation de marchés au gouvernement;
• Groupe de la gestion des projets, de l'approvisionnement et du risque de la DGFI, pour les projets d'immobilisations et les grands projets de l'État;
• Division de la politique de la gestion financière de la DGFI, pour la gestion de la trésorerie;
• Direction des ressources humaines, pour les autorisations générales d'approbation des prestations de retraite et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;
• Analyste des programmes de la Direction des programmes, pour la gestion du matériel, les biens immobiliers, les subventions, les contributions et les autres paiements de transfert, les éléments non controversés d'une inscription de poste au Budget des dépenses supplémentaire, le traitement des décrets, la remise de taxes et de pénalités, la Loi sur le rétablissement agricole des Prairies, l'accès au crédit 5 en cas de pénurie de fonds pour la paie et la rationalisation de la politique du Conseil du Trésor;
• Groupe de l'évaluation, de la vérification et de l'examen de la DGFI, pour le système stratégique de surveillance des politiques et des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le secrétaire du Conseil du Trésor et contrôleur général du Canada

 

R. J. Giroux

Pièce jointe

Listes: T004,T005,T006,T007,T008,T009,T010,T011,T012,T013,T022,T023,T024,T161, TBO5, TBO6, TBO7, TB10

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Annexe de la circulaire n^o 1995-3

La présente annexe décrit les changements en vigueur depuis le 8 juin 1995.

1. Modifications apportées aux politiques

Le Conseil du Trésor a approuvé les neuf modifications suivantes.

1. Les limites des marchés sont relevés dans trois ministères, l'Agence canadienne de développement international (ACDI), l'Office national du film (ONF) et Revenu Canada, pour indiquer que le gouvernement appuie une concurrence accrue.
   1. À l'ACDI, pour les marchés concurrentiels au titre de l'aide internationale : « passation » : de 4 millions à 10 millions de dollars et « modifications » : de 2 millions à 5 millions de dollars.
   2. À l'ONF, pour la passation de marchés avec des producteurs de films : de 100 000 dollars pour la « passation » et de 25 000 dollars pour les « modifications » à 250 000 dollars pour la « passation » et les « modifications » réunies.
   3. À Revenu Canada, pour des marchés d'impression concurrentiels (au moyen du Service des invitations ouvertes à soumissionner) : « passation » : de 400 000 dollars à 1 million de dollars et « modifications » : de 200 000 dollars à 500 000 dollars.

2. Les pouvoirs d'approbation des ministères sont augmentés pour les projets d'immobilisations d'une valeur inférieure à un seuil approprié.

   Cette modification élimine l'exigence, sauf lorsqu'elle est formellement maintenue par le Conseil du Trésor, selon laquelle les ministères sont tenus de demander au Conseil du Trésor d'approuver les projets d'immobilisations d'une valeur inférieure à une limite appropriée, limite qui, dans le cas des ministères ayant des crédits d'immobilisations distincts, se situe généralement aux environs de 20 millions de dollars ou de 10 pour 100 de leur budget d'immobilisations, selon le moins élevé de ces deux montants. Dans le cas des ministères n'ayant pas de crédits d'immobilisations distincts, la limite se situe à 3 millions de dollars.

   Les pouvoirs d'approbation de chaque ministère seront examinés à la première occasion, afin d'approuver le plan d'investissement à long terme, ou d'examiner le plan d'activités.

   Pour que le Conseil puisse demander qu'on soumette des présentations relatives à des projets d'un montant inférieur aux niveaux susmentionnés, les ministères devront décrire brièvement les projets d'investissement futurs dont le coût total dépasse un seuil déterminé (généralement 2 à 5 millions de dollars pour les ministères qui ont des crédits pour dépenses en capital et 1 million pour les autres ministères) dans une annexe à leur plan d'activités. À partir de ces renseignements, le Secrétariat recommandera au Conseil quels projets, s'il y en a, devraient faire l'objet d'une présentation à des fins d'approbation préliminaire ou autre. La viabilité et l'exactitude du plan d'investissement à long terme du ministère, son processus interne d'approbation des projets, l'importance du risque occasionné par ce projet à l'ensemble du gouvernement ou s'il touche aux intérêts des autres ministères, seront les facteurs importants que le Secrétariat prendra en considération quant à la recommandation des projets au Conseil.

   Si un projet futur n'a pas été inscrit dans un plan d'activités, et qu'il est impossible d'attendre le prochain plan, une demande pourra être formulée auprès du Secrétariat, pour qu'il détermine si une présentation à cet égard est nécessaire.

3. Le pouvoir est délégué aux ministres responsables de l'approbation de certains changements techniques et des exemptions aux modalités régissant les subventions, les contributions et les autres paiements de transfert.

   1. Le pouvoir de modifier les modalités déjà approuvées par le Conseil du Trésor, sauf en ce qui touche :
      • les objectifs de programme atteints grâce à une subvention ou à une contribution;
      • l'identité des bénéficiaires ou la définition de la catégorie des bénéficiaires admissibles;
      • les paramètres financiers de base (c.-à-d. le montant total payable au titre d'une catégorie de contributions ou le montant total payable annuellement, le cas échéant);
      • le montant maximal payable à un bénéficiaire;
      • toute condition applicable au remboursement d'une contribution;
      • toute condition dont la modification ne peut pas se faire sans l'approbation du Conseil du Trésor.

   2. Le pouvoir de proroger l'application des modalités pour une période allant jusqu'à un an, dans la mesure où cette prorogation n'a pas de conséquence financière en dehors du ministère (c.-à-d. aucun rajustement des niveaux de référence nécessaire).

   3. Toutes les modifications aux modalités effectuées aux termes de pouvoirs délégués aux ministres responsables doivent être conformes aux politiques du gouvernement et du Conseil du Trésor.

   4. Le pouvoir d'approuver des exceptions au montant maximal payable à un bénéficiaire. Ces exceptions peuvent aller jusqu'à 25 p. 100 du montant maximal approuvé par le Conseil du Trésor, dans la mesure où ces exceptions sont conformes à toutes les politiques gouvernementales et aux décisions stratégiques du Cabinet et n'ont pas d'incidence financière en dehors du ministère.

   5. Les ministères doivent consulter le Secrétariat au sujet de la nécessité d'obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor avant de mettre en oeuvre les changements apportés en vertu de ces pouvoirs délégués et informer le Secrétariat, par écrit, de toute modification ou exception approuvées aux termes de ces dispositions au cours du mois qui suit l'approbation par le ministre compétent.

4. Les ministères pourraient demander l'accès au crédit 5 en cas de pénurie de fonds pour la paie au moyen d'une lettre de l'agent financier supérieur adressée au directeur de la Division des prévisions budgétaires au Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Secrétariat demanderait alors au Conseil du Trésor d'approuver annuellement les demandes en lui soumettant un aide-mémoire.

5. Les ministères sont autorisés à inscrire des postes non controversés de nature technique (c.-à-d. transferts de crédits en fin d'exercice et augmentations des crédits requis uniquement à des fins de conformité à la politique de comptabilisation des opérations non monétaires) au Budget des dépenses supplémentaire sans devoir obtenir l'autorisation préalable du Conseil du Trésor si un fonctionnaire (niveau de directeur au moins) du Secrétariat a donné son accord auparavant.

6. Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit veiller à la mise en oeuvre des procédures courantes, exposées dans le «Guide des présentations au Conseil du Trésor» ( faisant partie du Manuel du Conseil du Trésor), pour le traitement des décrets autorisant la conclusion d'ententes fédérales-provinciales, de sorte que l'intervention du Conseil du Trésor se limite aux situations où des questions de fond sont soulevées ou aux situations où le Conseil du Trésor est tenu de formuler des recommandations avant que le décret ne soit transmis au Bureau du conseil privé.

7. Le Conseil a modifié la politique sur la gestion du matériel comme suit :

   1. L'énoncé de politique est modifié pour inclure ce qui suit :

      «Les ministères fournissent aux employés le matériel leur permettant d'exécuter leurs tâches de façon efficiente, économique, productive et sans danger. »

   2. Les exigences de la politique sont modifiées pour inclure ce qui suit :

      « Les systèmes automatisés d'information et les soutiens technologiques doivent servir à gérer les ressources matérielles et la fonction de gestion du matériel, lorsque des investissements sont rentables et qu'ils peuvent améliorer la fonction de gestion du matériel.

      Le coût total des stocks (achat et entreposage) doit être apparent et être supporté par l'utilisateur final.

      Le mobilier, le matériel et l'équipement doivent être mis à la disposition des employés de façon équitable, en fonction des services offerts. »

8. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est dirigé de manière que les rapports d'étape sur les grands projets de l'État ne soient présentés que pour souligner des étapes ou des événements clés, comme il est spécifié dans la politique.

9. La soumission annuelle du Rapport sur la gestion de la trésorerie par le Secrétariat du conseil du trésor est supprimée et, par conséquent, les ministères n'auront plus à soumettre annuellement des informations sur la gestion de la trésorerie au Secrétariat du conseil du trésor pour les fins de ce rapport.

2. Modifications aux lois et aux règlements

Le Conseil du Trésor invite les ministres compétents à proposer, si l'occasion se présente, que les modifications suivantes soient apportées aux lois et aux règlements.

1. Modifier les paragraphes 23(1) et (2) de la Loi sur la gestion des finances publiques portant sur la remise de taxes et de pénalités.

   1. Modifier, comme il convient, l'article 23 afin que le Conseil du Trésor ne soit plus tenu de recommander l'adoption de décrets autorisant la remise de cotisations au titre du Compte d'assurance-chômage, du Régime de pensions du Canada ou d'un autre programme similaire du gouvernement.

   2. D'ici à ce que se présente une occasion de modifier la Loi, instaurer des procédures simplifiées pour demander au Conseil du Trésor de recommander l'approbation de ces décrets. Plus précisément, les présentations soumises à ce sujet seraient considérées comme des cas courants (seuls la première page de la présentation et le décret même seraient inclus dans les livres des ministres, sans le précis), et les ministères devraient veiller à ce que les présentations soient très courtes.

2. Modifier la Loi sur le rétablissement agricole des Prairies de manière à éliminer les exigences anachroniques selon lesquelles le Conseil doit approuver les limites.

   Modifier l'article 9 (de sorte que le Conseil du Trésor ne soit plus tenu d'approuver les projets ou les plans entrepris en vertu de la Loi comportant une dépense supérieure à 15 000 dollars en un exercice) comme suit :

   Supprimer l'alinéa suivant : « Aucun projet ou plan particulier prévu par le paragraphe (1) et comportant une dépense supérieure à quinze mille dollars, en un exercice, ne peut être entrepris sans le consentement du Conseil du Trésor. »

3. Modifier la Loi sur la capitale nationale et le Règlement sur les marchés de l'État pour donner à la Commission de la capitale nationale (CCN) une souplesse comparable à celle des autres sociétés d'État.

   Solution 1 : Modification de la Loi et modification subséquente du Règlement sur les marchés de l'État, de la manière suivante :

   • Abroger le paragraphe 15(3) de la Loi sur la capitale nationale et modifier en conséquence la Règlement sur les marchés de l'État (rayer la CCN de la définition d'« autorité contractante » à la page B-3), afin que la CCN ne soit plus assujettie à ce règlement et ne soit plus tenue de demander l'approbation du Conseil du Trésor avant de conclure des marchés ou de les modifier.

   Solution 2 : Présenter un nouveau règlement aux termes de la Loi sur la capitale nationale et de la Loi sur la gestion des finances publiques, puis modifier le Règlement sur les marchés de l'État, de la manière suivante :

   • Adopter un règlement aux termes des paragraphes 15(3) de la Loi sur la capitale nationale et 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, puis modifier le Règlement sur les marchés de l'État (rayer la CCN de la définition d'« autorité contractante »). Ainsi, la CCN serait assujettie à son propre règlement sur les marchés.

4. Modifier la Loi sur la capitale nationale (biens immobiliers) de manière que la Commission de la capitale nationale ait la latitude voulue pour faire des transactions immobilières sans avoir à obtenir l'approbation du gouverneur en conseil.

   Modifier l'article 15 de la Loi sur la capitale nationale pour qu'il ne soit plus nécessaire de faire approuver les transactions immobilières par le gouverneur en conseil et pour déléguer au Conseil du Trésor le pouvoir d'établir des limites au-delà desquelles son approbation serait requise.

5. Modifier l'article 46 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique de manière à permettre à la Commission de la fonction publique d'autoriser des personnes à faire prêter serment et à recevoir des affidavits, des déclarations et des affirmations solennelles aux termes de la Loi ou des règlements s'y rattachant.

6. Modifier la Loi sur les commissions portuaires (biens immobiliers) pour permettre au ministre des Transports d'approuver tous les baux touchant des terrains.

   Modifier le paragraphe 15(2) de la Loi afin qu'il ne soit plus nécessaire de demander l'autorisation du gouverneur en conseil pour louer un terrain pour une période de plus de 25 ans.

   Plus précisément, la modification de l'article 15 aurait pour effet de supprimer l'alinéa 15(2)b) et de modifier l'alinéa 15(2)a) de manière à autoriser le ministre des Transports à approuver tous les baux.

7. Modifier le paragraphe 27(1) de la Loi sur les ports et installations portuaires publics (biens immobiliers) de sorte que le ministère ne soit plus tenu de demander l'approbation du gouverneur en conseil pour louer des terrains pour une période de plus de 25 ans.

3. Autorisations générales pour l'approbation de prestations de retraite

Les autorisations générales suivantes au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique sont accordées :

1. prestations de retraite dans le cas d' inconduite,

2. validation des options pour les services passés ouvrant droit à pension,

3. autorisation du président du Conseil du Trésor de conclure des accords réciproques de transfert de pension.

Les cas litigieux ou exceptionnels continueront d'être soumis au Conseil de manière qu'il ne soit porté préjudice aux droits de personne.

4. Rationalisation des politiques

Le Conseil a approuvé la poursuite de l'examen de ses instruments de politique afin qu'ils soient axés sur les résultats et qu'ils donnent plus de souplesse aux ministères tout en clarifiant l'étendue de sa responsabilité.

L'examen initial a donné lieu à l'annulation de :

• la Politique sur le mobilier et l'ameublement,
• la Politique sur les oeuvres d'art,
• la directive sur l'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels.

5. Système stratégique de surveillance des politiques et des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor a approuvé les trois éléments suivants du système :

1. l'intégration, dans les secteurs d'activité individuels, d'une capacité de surveillance dynamique et axée sur les risques qui déterminera, d'une part, si la politique constitue l'instrument le plus rentable pour obtenir des résultats positifs et, d'autre part, la mesure dans laquelle de tels résultats sont obtenus;

2. la création d'une fonction d'évaluation, de vérification et d'examen chargée d'analyser l'efficacité des programmes qui présentent des risques élevés et qui ont une importance stratégique et de confirmer l'efficacité des systèmes de surveillance existants;

3. la réalisation, au besoin, d'études à l'échelle du gouvernement pour examiner les priorités les plus pressantes, comme les dépenses de fin d'exercice.